Escritório Compartilhado

Trabalhar em um escritório compartilhado significa manter seus funcionários focados apenas naquilo que representa sua empresa, sem preocupações com gerência de contas, segurança ou aluguel. Essa é a ideia por trás do conceito de co-working e de um escritório compartilhado.

 

Escritório Compartilhado em Coworking

 

Conforme o mercado de trabalho evolui, os conceitos de local de trabalho também se adaptam. A ideia de convergência vem crescendo muito na contemporaneidade e essa ideia, ao mesmo tempo de união e compartilhamento, atingiu a qualidade física do ambiente de trabalho. Muitas empresas vêm aderindo ao conceito de Escritórios Compartilhados, que são espaços alugados por um tempo determinado, que disponibilizam a terceirização de boa parte da área administrativa da empresa, permitindo assim que todo o seu poder de trabalho permaneça focado naquilo que a empresa mais precisa.

A tecnologia, a preocupação com a sustentabilidade do espaço, com a manutenção do escritório, gestão de funcionários e de contas (segurança, folha de pagamentos, luz, encargos, limpeza, etc), tudo isso fica sob o encargo de quem oferece o escritório compartilhado.

O que é um Escritório Compartilhado?

Escritórios Compartilhados são uma das muitas vertentes do conceito de co-working. Eles permitem que profissionais de diversas áreas dividam um espaço e, consequentemente, todas as despesas aderentes a esse espaço.

Evoluiu de uma ideia para baratear o custo de start ups ou profissionais liberais, sendo que hoje em dia várias empresas de grande porte aderiram a esse estilo de trabalho, muito mais flexível do que o escritório tradicional e também consideravelmente menos oneroso.

Compartilhar um espaço gera um corte de custos considerável na manutenção de uma empresa, pois os custos que não têm relação ao produto ou serviço da empresa contratante ficam sob esponsabilidade da empresa de co-working.

 

Escritórios Compartilhados - Área Comum

 

Algumas vantagens do Escritório Compartilhado

1 – Escritório Compartilhado é economia

Como citado acima, os custos de manutenção de uma empresa que opta por contratar um escritório compartilhado podem reduzir em até 70%.

Ao alugar um escritório compartilhado, não se adquire apenas um espaço. Além dos serviços esseciais como fax, impressora, copiadora e scanner, també há o serviço de telefonia personalizada e transferência de ligações. Note que alguns escritórios oferecem serviço de atendimento bilíngue. As estações de trabalho individuais, dependendo do espaço que se aluga, podem ser personalizadas com a imagem da empresa contratante. O escritório compartilhado oferece também internet banda larga e salas, tanto para reuniões executivas, quanto para workshops. Há serviço de copa, limpeza e manutenção.

Além disso, não há investimento inicial, pois o escritório já está pronto, como todo o material e estrutura necessários para o funcionamento de uma empresa ou para o empreendimento de um profissional liberal. Pode-ser optar por uma mesa individual ou por compartilhar uma mesa grande com outros profissionais. Quem busca mais privacidade tem a opção de alugar uma ou mais salas.

 

Coworking: Espaços Compartilhados

 

2 – Melhor utilização de recursos

Toda economia adquirida pode ser convertida e investida em melhorar a imagem da empresa através de marketing bem planejado. Economia essa não só financeira, como também de tempo, pois não há a preocupação com gerenciar funcionários, contas ou mesmo se preocupar com mobília. Os gestores poderão focar na atividades principais do negócio.

 

Salas de Reunião em Escritórios Compartilhados

 

3 – Endereço físico e fiscal

Outra grande vantagem de um escritório compartilhado é a aquisição de um endereço físico e fiscal. Em geral, ao se optar pelo uso de um escritório compartilhado, consegue-se um endereço numa área mais nobre da cidade por um custo bem mais reduzido do que normalmente se pagaria para ter um local de trabalho localizado ali.

Esse endereço dá a oportunidade a executivos e executivas para que trabalhem à distância, não necessariamente estando sempre presente no escritório compartilhado. Ainda assim, a correspondência chegará até ele ou ela e seus clientes, se porventura visitarem o local, serão recebidos por recepcionistas profissionais. Ou seja, o espaço funciona como ligação entre cliente e provedor de serviço, aumentando a presença da empresa ao atingir outras cidades e, possivelmente, novos nichos.

Estudos afirmam que a maioria das pessoas, ao procurar um serviço, prefere contratar uma empresa que tenha endereço na região e telefone com código de área local. O número de telefone também é uma vantagem do escritório virtual, pois evita o uso exagerado de celulares ou de ligações interurbanas. Se o empresário ou a empresária não estiverem presentes no escritório alugado, um atendente receberá a ligação e em seguida passará o recado para a pessoa. Assim, mantêm-se os contatos, mesmo em diferentes cidades, regiões e até países.

4 – Possibilidade de Networking

Estar presente em diferentes locais aumenta a visibilidade da empresa e facilita o crescimento de um negócio. Além disso, em um ambiente com mais de um tipo de profissional, promove-se uma coesão que colabora para a troca de informações e experiências, gerando um networking anteriormente impossível nas estruturas de escritórios tradicionais. Pode-se fechar um contrato na copa, com uma xícara de café na mão.

 

Recepção Escritório Compartilhado

 

5 – Maleabilidade

O escritório compartilhado é muito mais flexível do que um escritório convencional, pois o espaço alugado pode ser aumentado ou diminuído conforme a demanda do cliente. Além disso, uma sala pode ser alugada pelo espaço de uma hora, uma semana, ou até mesmo um ano. Uma empresa que começa pequena, ou que vem de outra cidade e está fundando uma sede em nova localidade, pode começar apenas com uma mesa de trabalho e evoluir conforme sua própria necessidade, contratando mais espaços de acordo com seu crescimento.

Por outro lado, empresas cujos serviços ou produtos são sazonais podem diminuir seu espaço de trabalho em épocas de menor necessidade.

Essa otimização do espaço só é possível em ambientes de co-working.

 

Ambiente de Trabalho Compartilhado

 

6 – Fluidez

Tudo isso gera uma fluidez do ambiente de trabalho que antes não existia. Como pode um empresário ou uma empresária, neste mercado moderno em que tudo se move em correntezas, ficar ancorado a um espaço imutável? O mundo ganha velocidade e, hoje em dia, até os espaços concretos se tornaram maleáveis. E tudo isso sem que a pessoa precise tirar o foco de seu próprio trabalho.

 

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